Внедрение Битрикс24
для крупной консалтинговой компании
Наш клиент – крупная компания, состоящая из нескольких отделов и представительств в разных городах, которая оказывает маркетинговые услуги в сфере недвижимости. Компания до этого использовала Битрикс24, но пользовалась только базовыми функциями (чатом, живой лентой и задачами). Перед нами стояла цель – сделать Битрикс24 ядром компании и автоматизировать ряд внутренних процессов.
Проблемы
Результат
— Битрикс24 используется поверхностно
— Часть коммуникаций теряется
— Некоторые процессы занимают много времени
— Входящий трафик потенциальных клиентов не централизован
— Документация хранится на «полочках»
— Карточки всех сущностей настроены с учетом специфики работы компании
— Все отделы работают только в своих направлениях
— Все бизнес-процессы теперь занимают несколько минут
— Отчетность эффективности работы менеджеров
Брифинг
Так как раньше компания не пользовалась всеми функциями Битрикс24, мы решили провести брифинг с каждым отделом, чтобы выявить потребности сотрудников, способы коммуникаций и методы работы, а также немалую часть брифинга мы уделили сложностям и проблемам, с которыми сталкиваются сотрудники компании каждый день.

Благодаря этому этапу, мы составили картину того, как должна выглядеть структура будущей CRM-системы.
Настройка CRM

Модернизация раздела «Контакт»

Контакт является ключевой составляющей CRM-системы. Контакт может попасть в систему из совершенно различных источников: заявка на сайте, подписка на новости, как результат встречи или конференции и пр. Мы проработали все эти пути и составили список полей для дальнейшей удобной работы с Контактом.

Настройка карточек «Компаний»

Так как компания работает в сфере недвижимости, большое внимание мы уделили настройке карточки компании. Теперь в карточке можно легко и быстро посмотреть информацию о компании, с указанием города и часового пояса (для звонков), проводимых до этого работ, чтобы оценить лояльность и продолжить дальнейшую работу с клиентом.
Настройка воронки под каждое направление

Так как у компании есть несколько различных направлений работы, под каждое из них мы настроили отдельную воронку.
Воронка в отделе начинается уже со сделки, потому что до этого лид обработался консультантом.
Так как внутри компании, сделки чаще всего связаны друг с другом (за разные этапы отвечают разные отделы), в карточке есть возможность разделить зоны ответственности. Например, бюджет, выделенный на отдел ЦД и на отдел ЦМИ, даты начала и завершения этапов.
Календарь в сделке позволяет не пропустить важные даты и события, связанные с ней.

Сделали так, чтобы CRM «заработала»

Не секрет, что любые новшества для компаний, особенно крупных, даются с трудом. Объяснить почему теперь сотрудники должны работать именно так, а не как раньше, становится практически невозможно, когда дело доходит до привычки. Поэтому мы внедрили сценарий, когда НЕ работать в CRM стало НЕВОЗМОЖНО.

Например, у менеджера появилась необходимость выставить счет. Раньше он бы обратился с этой задачей к бухгалтеру. Но мы автоматизировали этот процесс, и теперь менеджер может выставить счет только из CRM, причем только при наличии «Сделки». Это заставляет менеджера заводить сделку и уже после генерировать документы по ней.

Также мы автоматизировали согласование договоров с клиентами, подрядчиками, создание актов выполненных работ.
В сфере b2b-продаж с большим чеком, особое внимание уделяется документам. Поэтому в Сделке мы отразили все возможные параметры в «одном окне». Например, договоры с клиентами: по каждому договору видны статусы согласований, получения оригиналов, файлы документов, даты и сумма. Это позволяет, при возникновении разногласий, быстро посмотреть всю информацию по сделке.

Это же касается счетов и актов. Менеджер не может сам редактировать счета или акты, но может посмотреть в таблице всю необходимую информацию.

Такая система позволяет менеджерам не привязываться к рабочему месту, как в нашем случае: когда в компании подразделения присутствуют в разных городах.

Отчеты

Отчетность в данной организации позволяет отображать работу менеджеров в CRM. Это относится как к работе с лидами (первый контакт с клиентом), так и к просмотру всего цикла сделки, ее статусов, оплат по ним и прочего.

Также отчетность позволяет просматривать KPI каждого из отделов, просматривать количество звонков, писем, общую нагрузку менеджеров.

Для настройки отчетности использовался блок CRM, в частности CRM Старт. Также отчетом служит вид отображения Канбан и фильтры, которые позволяют видеть картину по отчетному периоду, по зависшим сделкам и по множеству других критериев.
Инструкция по работе с Битрикс24
Специально для клиента мы составили инструкцию по работе с Битрикс24, в которой отражены все нюансы: от начала рабочего дня и настройки часового пояса до создания отчетов и счетов с примерами, скриншотами и обучающими видео.

Результаты работы
Результатом нашей совместной работы является не просто внедрение Битрикс24, а создание целой рабочей платформы, которая объединяет в себе разные роли: бухгалтер, юрист, менеджер проектов, руководитель, учредитель и другие.
Иллюстрации – © Oxana Grivina
Мы создали в рамках Битрикс24 возможность прозрачной коммуникации и взаимодействия между сотрудниками, отделами и городами. Создали точный и гарантированный контроль над большими сложными проектами компании, учитывая все их нюансы.
Расскажите о вашей задаче
Опишите вашу задачу и какие результаты хотите получить, наша команда оценит ваш проект и свяжется с вами