Автоматизация работы крупного автодилера на базе Битрикс24
Наш клиент – крупный автомобильный дистрибьютор, состоящий из нескольких отделов и представительств в разных городах. До внедрения Битрикс24 клиент терял много времени на сложных, но ключевых процессах компании
Уникальный процесс по оплатам счетов всей компании
Процесс оплаты платежей у крупных автодилеров достаточно сложный — у каждого филиала своя система учета, где ведется бухгалтерия и создаются счета, оплата счетов происходит централизованно, с согласования главного бухгалтера и финансового директора. Процесс оплат является ключевым в компании, с помощью данного процесса приобретаются автомобили у поставщика и рассчитываться с подрядчиками. Процесс согласования оплат происходит ежедневно и до внедрения приложения проходил сумбурно и требовал больших человеческих ресурсов. С помощью уникального приложения для Битрикс24 удалось ускорить работу компании, не потеряв ни один важный платеж.
Основные роли
Главный бухгалтер
Директор Дилерского центра
Директор Департамента
Финансовый директор
Генеральный директор
Этапы процесса
Бухгалтер загружает реестр по своему Дилерскому центру, проверяет его и отправляет на согласование
Директор Дилерского центра получает реестр на согласование, который может согласовать или отклонить любой платеж из списка. После проверки платежей директор дилерского центра отправляет реестр на согласование дальше. Если Директор Дилерского центра не успевает проверить платежи, его счета остаются не согласованными.
Директора всех дилерских центров согласовывают все платежи, которые группируются по департаментам и приходят на согласование Директору департамента, который также согласовывает счета и отправляет процесс дальше.
Процесс уходит финансовому директору, его время на согласование не регламентировано. Он видит все таблицы по всем дилерским центрам и департаментам. Может согласовать также поэлементно, а в конце списка нажимает на кнопку "Согласовать".
1
Бухгалтер загружает реестр по своему Дилерскому центру, проверяет его и отправляет на согласование
2
Директор Дилерского центра получает реестр на согласование, который может согласовать или отклонить любой платеж из списка. После проверки платежей директор дилерского центра отправляет реестр на согласование дальше. Если Директор Дилерского центра не успевает проверить платежи, его счета остаются не согласованными.
3
Директора всех дилерских центров согласовывают все платежи, которые группируются по департаментам и приходят на согласование Директору департамента, который также согласовывает счета и отправляет процесс дальше.
4
Процесс уходит финансовому директору, его время на согласование не регламентировано. Он видит все таблицы по всем дилерским центрам и департаментам. Может согласовать также поэлементно, а в конце списка нажимает на кнопку "Согласовать".
5
Генеральному директору приходит СМС и уведомление в Битрикс24, о необходимости согласовать реестр платежей. Функционал такой же как у финансового директора. Он видит всю историю, кто отправил и какой путь прошли все таблицы.
6
Бухгалтеру отправляющему ту или иную таблицу приходит уведомление и создается задача с прикрепленным счетом в формате PDF. У нее появляется кнопка "История Согласований", нажав которую она видит весь путь согласования счетов.
Бизнес-процесс «Служебная записка»
Служебная записка – это документ, который используется для обмена поручениями между подразделениями компании. До внедрения Битрикс24 служебные записки нужно было пересылать по почте или приносить физически ответственным сотрудникам. С помощью функционала бизнес-процессов мы сделали данную работу быстрой и понятной.
Преимущества внедренного бизнес-процесса
Возможность согласования с вложенностью до 4-х человек в сложной структуре компании из нескольких городов
Возможность на любом этапе выбрать дополнительного промежуточного согласующего
Возможность согласования с генеральным директором
Возможность указать исполнителя по служебной записке (если исполнителем указан бухгалтер, то финальный согласующий по умолчанию – не директор департамента, а финансовый директор)
Возможность загружать файлы
В конце согласования создается задача, к которой прикреплен .pdf файл с полной историей согласования
Результат
После финального согласования директором департамента, финансовым или генеральным директором ставится задача на исполнителя в которой содержится вся информация служебки и .pdf файл с полной историей согласования.
Бизнес-процесс на выкуп автомобиля (trade-in)
Выкуп автомобиля — многоэтапный процесс, который требует внимания нескольких ключевых сотрудников. На базе Бизнес-процессов Битрикс24 мы автоматизировали процесс сбора документации и оценки автомобиля по программе трейд-ин.
Результат работы
Возможности сотрудника:
Ввести описание автомобиля и условий выкупа
Указать бухгалтера
Если у сотрудника больше одного непосредственного руководителя, то ему будет предложено выбрать руководителя из списка сотрудников компании.
Директор дилерского центра может:
Согласовать
Отклонить
Отправить на доработку
Аналитик может:
Согласовать
Отклонить
Отправить на доработку
Директор департамента может:
Согласовать
Отклонить
Дополнительно инициатор загружает файлы:
Договор выкупа а/м
ПТС
Акт приема-передачи а/м
Паспорт
Реквизиты получателя
Заявление на перечисление ден. средств
Бухгалтер может:
Загрузить акт сверки взаимозачета
Отклонить
Финансовый директор может:
Отклонить
Отправить на доработку
После финального согласования ставится задача на бухгалтера в которой содержится вся информация по выкупу и .pdf файл с полной историей согласования.
Результаты
Автоматизирован процесс оплаты платежей, который ранее проходил сумбурно и требовал больших человеческих ресурсов. С помощью уникального приложения для Битрикс24 удалось ускорить работу компании, не потеряв ни один важный платеж.
До внедрения Битрикс24 служебные записки нужно было пересылать по почте или приносить физически ответственным сотрудникам. С помощью доработки функционала бизнес-процессов мы сделали подачу служебной записки быстрой и понятной.
На базе Бизнес-процессов Битрикс24 мы автоматизировали процесс сбора документации и оценки автомобиля по программе трейд-ин.
Расскажите о вашей задаче
Опишите вашу задачу и какие результаты хотите получить, наша команда оценит ваш проект и свяжется с вами